Mô tả công việc

Trang nhất » Mô tả CV » Quy trình công việc

Quy trình thanh toán và xữ lý chứng từ kế toán nội bộ

Thứ ba - 10/06/2014 20:37
 1. Mô tả nội dung quy trình
1.1.  Lập chứng từ thanh toán/ tạm ứng
-    Khi phát sinh nhu cầu thanh toán/Tạm ứng, CBVC phải lập chứng từ/ Giấy đề nghị thanh toán gửi về bộ phận kế toán làm căn cứ thanh toán/Tạm ứng
-    Để được thanh toán cần phải đảm bảo các điều kiện sau:
+ Lập giấy đề nghị thanh toán kèm theo các chứng từ thanh toán liên quan + Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt
+ Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện.
+Các chứng từ kế toán như: biên lai tiền taxi, vé phí cầu đường, vé tàu, vé ôtô... có kích thước nhỏ, người đề nghị thanh toán phải dán trên tờ giấy khổ A4.
-  Để được tạm ứng cần phải có các điều kiện sau:
+ Người tạm ứng tiền phải là cán bộ, viên chức của Trung tâm
+ Lập giấy đề nghị tạm ứng và ghi rõ thời gian thanh toán hoàn tạm ứng kèm theo bảng kê tạm ứng hoặc các giấy tờ khác chứng minh số tiền xin tạm ứng.
+ Nộp giấy đề nghị tạm ứng về bộ phận kế toán 01 ngày tính từ ngày cần nhận khoản tạm ứng
1.2.   Tiếp nhận, kiếm tra và thẩm định chứng từ kế toán
Tất cả các chứng từ kế toán đều phải tập trung về bộ phận kế toán và sẽ tiến hành kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ.
Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ.
Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán. Đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan.
Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Nếu chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì bộ phận kế toán trả lại yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ thanh toán.
Nếu chứng từ kế toán đầy đủ các điều kiện ở trên thì bộ phận kế toán sẽ tiến hành làm thủ tục thanh toán, trình Lãnh đạo phê duyệt thanh tóan theo quy định. Thời hạn thanh toán chứng từ trong vòng 05 ngày, kể từ ngày tiếp nhận chứng từ thanh toán/tạm ứng/hoàn tạm ứng.
1.3.  Làm thủ tục thanh toán
Tuỳ từng nội dung, tính chất của chứng từ, bộ phận kế toán làm thanh toán cho các đơn vị, cá nhân trong và ngoài Trung tâm.
Làm thủ tục thanh toán hoàn tạm ứng hình thức thanh toán là giấy thanh toán tạm ứng.
+ CBVC Trung tâm làm thủ tục tạm ứng cho mục đích gì phải sử dụng đúng cho mục đích đó, không được chuyển giao tiền tạm ứng cho cá nhân khác.
+ Trong thời gian 10 ngày sau khi hoàn thành công việc được giao, người nhận tạm ứng phải chuyển toàn bộ chứng từ thanh toán đến bộ phận kế toán để làm thủ tục hoàn tạm ứng.
+ Các khoản tạm ứng chi không hết phải nộp lại quỹ, nếu không nộp sẽ trừ vào tiền lương hàng tháng của người nhận tạm ứng.
Làm thủ tục chuyển khoản hình thức bằng giấy rút dự toán ngân sách hoặc ủy nhiệm chi kho bạc và ủy nhiệm chi ngân hàng đối với chứng từ kế toán chi cho các khoản sau:
+ Các khoản thanh toán không được dùng tiền mặt: Tiền điện, tiền điện thoại, tiền cước internet, cước Dcom, hợp đồng in ấn Công báo, cước phí công văn, mua sắm TSCĐ, Sửa chữa TSCĐ; Mua sắm vật tư văn phòng, công cụ, dụng cụ...
+ Các khoản thanh toán có liên quan đến hợp đồng. Khi thanh toán phải nộp cho kế toán 02 hợp đồng, 02 thanh lý hợp đồng, 02 biên bản nghiệm thu và các chứng từ khác đi kèm.
1.4.  Xử lý chứng từ
Phiếu chi chuyển cho thủ quỹ đế chi bằng tiền mặt. Thủ quỹ có trách nhiệm ký tên và đề nghị người nhận tiền ghi rõ số tiền được nhận, ngày tháng nhận tiền, ký, ghi họ tên đầy đủ của người nhận tiền vào phiếu chi đó.
Chứng từ chuyển khoản sẽ được chuyển ra Kho bạc Nhà nước hoặc ngân hàng.
2.  Quy trình thanh toán và thời gian xử lý chứng từ.
2.1.   Quy trình thanh toán tiền lương, tiền công, tiền khóan điện thoại, tiền khóan công tác phí
Trình tự công việc:
-    In danh sách chi trả tiền lương, tiền khoán điện thoại, tiền khoán công tác phí (Thực hiện trước ngày 02 hàng tháng
-   Căn cứ bảng thanh toán tiền lương, tiền khoán điện thoại, tiền khoán công tác phí . Kế toán làm thủ tục chuyển khoản trình Lãnh đạo Trung tâm ký duyệt (Thực hiện trước ngày 02 hàng tháng).
-   Kho bạc chuyển kinh phí tiền lương hàng tháng, thu nhập tăng thêm sang tài khoản tiền gửi tại ngân hàng
-    Ngân hàng thực hiện việc chuyển lương, thu nhập tăng thêm vào tài khoản cá nhân của CBVC Trung tâm qua ATM.
-   Bộ phận kế toán công khai bảng thanh toán tiền lương, tiền khoán điện thoại, tiền khoán công tác phí qua HSCV của CBVC Trung tâm.
-   CBVC trong đơn vị tiến hành kiểm tra số tiền trong tài khoản của mình so với bảng thanh toán. Nếu phát hiện sai sót thì liên hệ với bộ phận kế toán giải quyết.
2.2.   Quy trình thanh toán làm ngoài giờ
Trình tự công việc:
-  Bộ phận kế toán tiếp nhận hồ sơ thanh toán tiền làm ngoài giờ của CBVC bao gồm:
+ Đề nghị làm ngoài giờ của bộ phận được Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt
+ Giấy báo làm việc ngoài giờ phải có xác nhận của Lãnh đạo phòng, Lãnh đạo Trung tâm xác nhận (CBVC nộp giấy báo làm việc ngoài giờ cho kế toán trước ngày 05 hàng tháng).
-   Kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ thanh toán. Nếu phát hiện sai sót, kế toán hoàn trả chứng từ, yêu cầu bổ sung sửa đồi.
-   Sau khi nhận hồ sơ hợp lệ, kế toán tổng hợp toàn bộ chứng từ thanh toán làm ngoài giờ theo tháng đề lập bảng thanh toán làm ngoài giờ theo tháng để lập bảng thanh toán, kiểm tra hệ số lương, số giờ làm thêm, hệ số giờ làm thêm theo quy định của nhà nước.
-   In bảng thanh toán làm thêm giờ.
-   Căn cứ bảng thanh toán làm thêm giờ. Kế toán làm thủ tục chuyển khoản trình Giám đốc ký duyệt chuyển qua Kho bạc ((thực hiện trước ngày 10 hàng tháng).
-   Kho bạc chuyển kinh phí làm ngoài giờ sang tài khoản tiền gửi tại ngân hàng.
-   Ngân hàng thực hiện việc chuyển trả thù lao làm ngoài giờ vào tài khoản cá nhân của CBVC (qua thẻ ATM).
-   Bộ phận kế toán công khai bảng thanh toán tiền lương, tiền khoán điện thoại, tiền khoán công tác phí qua HSCV của CBVC Trung tâm.
-    CBVC trong đơn vị tiến hành kiểm tra số tiền trong tài khoản của mình so với bảng thanh toán. Nếu phát hiện sai sót thì liên hệ với bộ phận kế toán giải quyết.
2.3 Quy trình thanh toán tiền thừ lao Ban biên tập, nhuận bút biên tập viên và cộng tác viên.
Trình tự công việc:
-   Bộ phận kế toán tiếp nhận hồ sơ thanh toán tiền thù lao, nhuận bút bao gồm:
+ Bảng kê tổng hợp số lượng bài, tin, ảnh của BTV và CTV
+ Giấy đề nghị thanh toán
+ Kế toán lập bảng kê hệ số thù lao của Ban biên tập
+ Các BTV in kèm bài viết theo quy định một trang A4 nộp cho kế toán.
+ Bộ phận BTV nộp hồ sơ thanh toán cho kế toán trước ngày 05 hàng tháng.
+ Hồ sơ thanh toán tiền thù lao BBT và nhuận bút BTV của tháng 12 trong năm niên độ kế toán (Chứng từ chuyển về kế toán trước ngày 28 của tháng 12 trong năm niên độ kế toán).
-   Kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ thanh toán. Nếu phát hiện sai sót, kế toán hoàn trả chứng từ, yêu cầu bổ sung sửa đổi.
-   Sau khi nhận hồ sơ hợp lệ, kế toán tổng hợp toàn bộ chứng từ thanh toán bao gồm hệ số thù lao BBT và kinh phí nhuận bút của BTV trình Lãnh đạo trung tâm và Tổng Biên tập phê duyệt.
-   In bảng thanh toán hệ số thù lao BBT và kinh phí nhuận bút
-    Căn cứ bảng thanh toán hệ số thù lao và kinh phí nhuận bút. Kế toán làm thủ tục chuyển khoản trình Giám đốc ký duyệt chuyền qua Kho bạc (thực hiện trước ngày 10 hàng tháng).
-    Kho bạc chuyển kinh phí làm hệ số thù lao BBT và kinh phí nhuận bút sang tài khoản tiền gửi tại ngân hàng.
-   Ngân hàng thực hiện việc chuyển trả thù lao làm ngoài giờ vào tài khoản cá nhân của BBT và BTV (qua thẻ ATM).
-    Bộ phận kế toán công khai bảng thanh toán hệ số thù lao BBT và kinh phí nhuận bút qua HSCV của các thành viên BBT.
-   Thành viên BBT tiến hành kiểm tra số tiền trong tài khoản của mình so với bảng thanh toán. Nếu phát hiện sai sót thì liên hệ với bộ phận kế toán giải quyết.
2.4.   Quy trình thanh toán chế độ thai sản, đau ôm Trình tự công việc:
-   Kế toán tiếp nhận chứng từ thanh toán gồm + Giấy xuất viện
+ Giấy chứng nhận phẫu thuật nếu có + Giấy chứng sinh; Giấy khai sinh (Bản sao công chứng)
Ghi chủ: các chứng từ trên phải gửi đến kế toán chậm nhất 20 ngày từ ngày ra viện.
-   Kế kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ thanh toán. Nếu phát hiện sai sót, kế toán hoàn trả chứng từ, yêu cầu bổ sung sửa đôi.
-    Căn cứ chứng từ đã được kiểm tra, kế toán căn cứ các chế độ thanh toán hiện hành của BHXH lập các biểu mẫu thanh toán, chế độ BHXH trình Giám đốc, Công đoàn ký duyệt.
-   Toàn bộ chứng từ sau khi ký duyệt sẽ được chuyển đến BHXH làm thủ tục chi trả cho người lao động.
-   Căn cứ phê duyệt kinh phí của BHXH kế toán lập phiếu chi trình Giám đốc ký duyệt thanh toán cho người lao động
2.5.   Quy trình thanh toán tiền quản lý, tiền công, chi phí hợp đồng quảng cáo, xây dựng Web, HSCV, texlink.
Trình tự công việc:
-   Bộ phận kế toán tiếp nhận hồ sơ thanh toán tiền quản lý, 20% chi phí hợp đồng, tiền công thiết kế, lập trình bao gồm:
+ Bảng kê danh sách đơn vị hợp đồng, kinh phí hợp đồng + Photo hợp đồng và nghiệm thu thanh lý hợp đồng kèm theo + Giấy đề nghị thanh toán.
-   Kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ thanh toán. Nếu phát hiện sai sót, kế toán hoàn trả chứng từ, yêu cầu bổ sung sửa đổi.
-   Sau khi nhận hồ sơ hợp lệ, kế toán tồng hợp toàn bộ chứng từ thanh toán để lập bảng thanh toán theo từng hợp đồng, từng nội dung công việc lập bảng thanh toán, theo quy định của Quy chế chi tiêu nội bộ.
-    Căn cứ bảng thanh toán từng hạng mục, nội dung liên quan đên các hợp đông. Kê toán làm thủ tục thanh toán bằng hình thức lập phiếu chi tiền mặt/lập UNC chuyển khoản trình Giám đốc ký duyệt (Tiếp nhận chứng từ thanh toán đến lúc thanh toán thời hạn xử lý 30 ngày).
-   Bộ phận kế toán công khai bảng thanh toán các kinh phí trên vào cuộc họp Trung tâm thứ 02 hàng tuần.
2.6.    Quy trình thanh toán nội dung chi thường xuyên, sửa chữa, mua sắm công cụ, tài sản. Trình tự công việc:
-   Kế toán tiếp nhận hồ sơ từ các bộ phận
+ Kế hoạch sửa chữa, mua sắm được Giám đốc phê duyệt.
+ Dự toán chi tiết việc mua sắm, sửa chữa, kèm theo đề xuất được Giám đốc phê duyệt.
+ Hợp đồng (2bản).
+ Biên bản nghiệm thu (2 bản).
+ Biên bản giao nhận tài sản (2 bản).
+ Biên bản thanh lý hợp đồng ( 2 bản).
+ Hóa đơn tài chính (1 bản chính).
+ Báo giá của đơn vị cung cấp.
+ Những chứng từ cần thiết khác: phụ lục hợp đồng, giấy ủy quyền, (nếu có) (2 bản).
-    Kế toán kiếm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ liên quan. Nếu phát hiện sai sót, kế toán thông báo và phối hợp với các phòng, bộ phận để chỉnh sửa, bổ sung
-    Căn cứ hồ sơ đã được kiểm tra, kế toán làm thủ tục chuyển khoản tạm ứng hoặc thanh toán trình Giám đốc ký duyệt
Tổng số điểm của bài viết là: 129 trong 33 đánh giá
Click để đánh giá bài viết

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn