Trách nhiệm | Soạn thảo | Thủ trưởng đơn vị |
Họ tên | Nguyễn Văn Hiền | Lê Châu Long |
Chữ ký | | |
Chức vụ | Phó Giám đốc | Giám đốc |
Các bước | Hoạt động | Trách nhiệm | Mô tả Quy trình tổ chức xuất bản phát hành Công báo | Đầu ra của mỗi nhiệm vụ | Số lượng đầu ra sản phẩm trung bình/năm | Biểu mẫu |
I | Tiếp nhận, biên tập Công báo | |||||
1.1 | Tiếp nhận văn bản | Phó Trưởng phòng Quản lý Công báo 1 | Tiếp nhận các văn bản giấy do cơ quan ban hành gửi đề nghị đăng Công báo từ Văn thư Văn phòng UBND tỉnh | Văn bản | 90 văn bản | |
Tiếp nhận bản ghi điện tử qua địa chỉ email: congbao@quangtri.gov.vn | 150 văn bản | |||||
Chon lọc văn bản cá biệt có chứa QPPL của UBND tỉnh | Văn bản | 60 văn bản | ||||
1.2 | Nhập văn bản | Phó Trưởng phòng Quản lý Công báo 1 | Nhập file word của các văn bản (nếu chưa có bản ghi điện tử) | Văn bản | 05 - 10 văn bản | |
1.3 | Tập hợp văn bản | Phó Trưởng phòng Quản lý Công báo 1 | Các văn bản giấy, bản ghi điện tử sắp xếp nội dung đủ số trang cho 01 - 02 số Công báo (Theo quy định tại Thông tư số 03/2011/TT-VPCP và Thông tư số 01/2011/TT-BNV) | Văn bản | Tùy số lượng văn bản | |
1.4 | Nhập Danh mục | Thông tin văn bản đề nghị đăng Công báo (BM20.01). In ra giấy lưu theo từng số; lưu Danh mục này trong cơ sở dữ liệu Công báo điện tử được quy định tại Khoản 1, Điều 4 Thông tư số 03/2011/TT-VPCP | Danh mục văn bản | 25 Danh mục văn bản | BM20.01 | |
1.5 | Lập, trình Danh mục | Các văn bản đăng Công báo theo biểu mẫu, đủ số trang cho 01 số Công báo | Danh mục văn bản | 25 Danh mục văn bản | BM20.03 | |
1.6 | Duyệt Danh mục | Phó Giám đốc phụ trách Công báo tỉnh | Danh mục các văn bản đề nghị đăng Công báo được lập tại (BM20.03) | Danh mục văn bản | 25 Danh mục văn bản | BM20.03 |
1.7 | Trình Danh mục | Phó Trưởng phòng Quản lý Công báo 1 | Trường hợp Lãnh đạo phụ trách Công báo tỉnh yêu cầu không đăng Công báo một số văn bản trong Danh mục sẽ trình lại các văn bản thay thế để đảm bảo số trang cho 01 số Công báo | Danh mục văn bản | 01 - 02 Danh mục | |
1.8 | Kiểm tra, rà soát văn bản | - Trưởng phòng Quản lý Công báo - Phó Trưởng phòng Quản lý Công báo 1 | Kiểm tra nội dung các văn bản đăng Công báo đối chiếu giữa nội dung bản chính với nội dung bản ghi điện tử: - Kiểm tra số ký hiệu, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản; kiểm tra các căn cứ - Dò, kiểm tra đối chiếu giữa Bản gốc với file word do cơ quan ban hành gửi đăng Công báo và chỉnh sửa chính xác với Bản gốc có - Kiển tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV và ngữ pháp Tiếng việt | Văn bản gốc và file điện tử | 150 file văn bản | |
Rà soát, kiểm tra toản bộ nội dung văn bản gửi đăng Công báo, khi phát hiện văn bản có sai sót về căn cứ pháp lý để ban hành, thẩm quyền, nội dung, thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản thì đề nghị Lãnh đạo phụ trách Công báo tỉnh cho ban hành Công văn thông báo sai sót về lỗi của văn bản (BM20.02) gửi cơ quan ban hành biết xử lý chỉnh sửa theo quy định được quy định tại Điều 5 Thông tư số 03/2011/TT-VPCP. Nếu quá thời gian quy định cơ quan ban hành không có Công văn xử lý thì Công báo tỉnh sẽ đăng Công báo văn bản đó và không chịu trách nhiệm về những sai sót của văn bản đó | Công văn | Nếu phát hiện văn bản có sai sót | BM20.02 | |||
1.9 | Soạn thảo | Phó Giám đốc phụ trách Công báo tỉnh | Soạn thảo Công văn thông báo sai sót về lỗi của văn bản | Công văn | ||
1.10 | Tiếp nhận văn bản | Phó Trưởng phòng Quản lý Công báo 1 | Công văn đính chính từ cơ quan ban hành gửi đến; sửa các lỗi đã đính chính | Công văn | 02 - 03 công văn | |
1.11 | Thao tác kỹ thuật | Sau khi hoàn thành Bước 1.8; 1.9 và 1.10 chuyển các file văn bản vào phần mềm Công báo điện tử | File văn bản | 150 - 160 file/năm | ||
1.12 | Rà soát văn bản | Viên chức Phòng QL Công báo tỉnh | Vào phần mềm Công báo điện tử rà soát, kiểm tra lần cuối các văn bản | Văn bản | 150 - 160 văn bản | |
1.13 | Thao tác kỹ thuật | Phó Trưởng phòng Quản lý Công báo 1 | Tạo Mục lục, dàn trang Công báo, chuyển file PDF nội dung Công báo đến Công ty In thử quyển mẫu | Dạng file PDF 01 - 02 số/tháng (số đơn hoặc số đôi) | 25 số/năm | |
1.14 | Liên hệ | Phó Trưởng phòng Quản lý Công báo 1 | Công ty In in thử quyển Công báo mẫu | Công báo 01 - 02 số/tháng (số đơn hoặc số đôi) | 25 số/năm | |
1.15 | Kiểm tra | - Trưởng phòng Quản lý Công báo - Phó Trưởng phòng Quản lý Công báo 1 | Dò Quyển Công báo in thử (sửa lỗi nếu có) | Công báo | 25 số/năm | |
1.16 | Kiểm tra | Phó Giám đốc phụ trách Công báo tỉnh | Lãnh đạo phụ trách Công báo tỉnh kiểm tra toàn bộ nội dung quyển Công báo in thử lần cuối, duyệt quyển Công báo in thử và cho in chính thức | Công báo | 25 số/năm | |
1.17 | Thao tác kỹ thuật | Phó Trưởng phòng Quản lý Công báo 1 | Chuyển file PDF nội dung Công báo đến Công ty In sau khi Lãnh đạo Trung tâm đã ký hợp đồng in | Công báo | 25 số/năm | |
1.18 | Thao tác kỹ thuật | Đưa dữ liệu Công báo lên Website Công báo điện tử của tỉnh http://congbao.quangtri.gov.vn và chuyển đến Công báo Chính phủ | Công báo | 25 số/năm | ||
II | Các thủ tục hợp đồng in ấn, bàn giao kết quả in ấn | |||||
2.1 | Liên hệ | Phó Giám đốc phụ trách Công báo tỉnh | Công ty In lập hợp đồng in Công báo | Hợp đồng (03 hợp đồng/số) | 75 hợp đồng/25số | |
2.1 | Lập hợp đồng | Công Ty In | Công ty In lập hợp đồng in Công báo gồm 03 bản có giá trị ngang nhau, bên A giữ 02 bản, bên B 01 bản | Hợp đồng (03 hợp đồng/số) | 75 hợp đồng/25số | |
2.2 | Kiểm tra | Phó Giám đốc phụ trách Công báo tỉnh | Hợp đồng từ Công ty In chuyển đến và chuyển đến Kế toán Trung tâm | Hợp đồng (03 hợp đồng/số) | 75 hợp đồng/25số | |
2.3 | Trình ký | Kế toán Trung tâm | Kế toán Trung tâm trình Lãnh đạo TTTH tỉnh ký hợp đồng | Hợp đồng (03 hợp đồng/số) | 75 hợp đồng/25số | |
2.4 | Ký duyệt | Giám đốc TTTH tỉnh | Lãnh đạo TTTH tỉnh ký hợp đồng giao Công ty In thực hiện in Công báo | Hợp đồng (03 hợp đồng/số) | 75 hợp đồng/25số | |
2.5 | Ký duyệt | Sau khi Bước 2.7 và 2.8 hoàn thành Lãnh đạo TTTH tỉnh ký thanh lý hợp đồng in ấn, bên A giữ 02 bản, bên B 01 bản | Hợp đồng (03 hợp đồng/số) | 75 hợp đồng/25số | ||
2.6 | Thanh toán | Kế toán Trung tâm | Tiền in Công báo cho Công ty In và tiền gửi bưu phẩm cho Bưu điện | |||
2.7 | Kiểm tra | Phó Giám đốc phụ trách Công báo tỉnh | - Tiếp nhận, kiểm tra kết quả in Công báo theo các tiêu chuẩn: chất lượng, số lượng và các quy định khác theo hợp đồng đã ký kết - Ký biên bản nghiệm thu Công báo lập, biên bản thanh lý hợp đồng, gồm 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản + Chất lượng in: đảm bảo sản phẩm in Công báo đúng theo file PDF đã được phê duyệt và chuyển giao từ Công báo điện tử + Đáp ứng về số lượng, thời gian giao hàng đúng theo hợp đồng đã ký | 14 quyển cấp phát miễn phí cho 13 đơn vị Phụ lục I QĐ số 1068/QĐ-UBND | 350 quyển cấp phát miễn phí/năm (các đơn vị dùng để lưu ) | |
2.7 | Xử lý | - Phó Giám đốc phụ trách Công báo tỉnh - Công ty In | Trường hợp văn bản đã in trên Công báo có sai sót đóng nhầm trang, in mờ do lỗi của Công ty In, Lãnh đạo phụ trách Công báo tỉnh đề nghị Công ty in kiểm tra, xử lý, khắc phục | Trang in | Tùy theo số trang sai sót | |
2.7 | Xử lý | Phó Giám đốc phụ trách Công báo tỉnh | Trường hợp văn bản đã in trên Công báo có sai sót thì phải đính chính theo mẫu (BM20.04) do Phó Giám đốc phụ trách Công báo tỉnh ký hoặc ủy quyền và được gửi kèm theo trên số Công báo gần nhất kể từ ngày phát hiện sai sót | Công báo | Nếu trường hợp văn bản đã in trên Công báo có sai sót do lỗi | BM20.04 |
III | Công tác phát hành Công báo | |||||
3.1 | Lập Danh sách | Phó Giám đốc phụ trách Công báo tỉnh | Công báo miễn phí được cấp cho các đơn vị đã được UBND tỉnh phê duyệt (BM20.05) | Danh sách | 50 danh sách/năm (Bưu điện 01 bản, TTTH tỉnh 01 bản) | - BM20.05 |
3.1 | Lập Danh sách | Phó Giám đốc phụ trách Công báo tỉnh | Công báo miễn phí được cấp cho các đơn vị đã được UBND tỉnh phê duyệt (BM20.05) | Danh sách | 50 danh sách/năm (Bưu điện 01 bản, TTTH tỉnh 01 bản) | - BM20.05 |
3.2 | Dán tem Bưu điện | Phó Trưởng phòng Quản lý Công báo 1 | Theo danh sách cấp Công báo miễn phí | Tem/địa chỉ | 350 tem cấp phát miễn phí/năm | |
3.3 | Đóng gói | Viên chức Phòng Quản lý Công báo tỉnh | Quyển Công báo | Gói Công báo | 350 gói cấp phát miễn phí/năm | |
3.4 | Giao dịch | Phó Giám đốc phụ trách Công báo tỉnh | Liên hệ Bưu điện, chuyển giao Công báo Bưu điện phát hành | Gói Công báo | 350 gói cấp phát miễn phí/năm | |
3.5 | Lưu trữ | Phó Trưởng phòng Quản lý Công báo 1 Phó Trưởng phòng Quản lý Công báo 1 | - Lưu bản gốc các văn bản của cơ quan ban hành gửi đăng Công báo | Văn bản | - 25 tập | |
- Lưu danh sách cấp Công báo miễn phí | - Danh sách | - 25 danh sách | ||||
- Số Công báo lưu TTTH tỉnh 01 quyển/số | - Công báo | - 25 số Công báo | ||||
3.6 | Thao tác kỹ thuật | - Quản trị Hệ thống Công báo điện tử: Trang Web Công báo và Trang Web Công báo 1 dự phòng; phần mềm CBĐT; | - Web Công báo - Hệ thống | - 01 Web Công báo - 01Web Công báo 1 dự phòng; - 01 Hệ thống CBĐT | ||
3.7 | Thống kê | - Tháng 12 hàng năm: Số lượng văn bản (QPPL và CB) | Văn bản | 150 văn bản | ||
- Số lượng Công báo được đăng trong năm | Công báo | 25 số | ||||
- Báo cáo Văn phòng Trung tâm Tin học tỉnh để làm báo cáo năm của Trung tâm | Báo cáo | 01 báo cáo | ||||
3.8 | Soạn thảo | Phó Giám đốc phụ trách Công báo tỉnh | Hàng năm dự thảo các văn bản liên quan đến Công báo | Công văn | 300 - 500 công văn |
Số TT | Mã hiệu | Tên Biểu mẫu |
1 | BM20.01 | Danh mục thông tin, thuộc tính văn bản gửi đăng Công báo |
2 | BM20.02 | Công văn thông báo sai sót về lỗi của văn bản |
3 | BM20.03 | Danh mục các văn bản đề nghị đăng Công báo |
4 | BM20.04 | Quyết định đính chính |
5 | BM20.05 | Danh sách các tổ chức được cấp Công báo miễn phí |
TT | Hồ sơ | Mã hiệu | Thời gian lưu |
1 | Tập lưu Danh mục thông tin thuộc tính văn bản gửi đăng Công báo | BM20.01 | 5 năm |
2 | Tập lưu Công văn thông báo sai sót về lỗi của văn bản | BM20.02 | - |
3 | Tập lưu Danh mục các văn bản đề nghị đăng Công báo | BM20.03 | - |
4 | Tập lưu Quyết định đính chính | BM20.04 | - |
5 | Tập lưu Danh sách các tổ chức được cấp Công báo miễn phí | BM20.05 | - |
Những tin mới hơn